Verwaltungsmitarbeiter:in / Assistenz der Geschäftsführung

Ihre Aufgaben bei uns

• Sie koordinieren Termine, Besprechungen, planen Dienstreisen und behalten im Anschluss auch die Protokolle und To-Dos im Auge.

• Ob Post, E-Mails oder kurze Rückfragen: Sie sind unsere Schnittstelle und sorgen dafür, dass alles da ankommt, wo es hingehört.

• Sie steuern unsere Beschaffungsprozesse, holen Angebote ein, bestellen, was gebraucht wird und haben die Lagerhaltung im Blick.

• Sie verwalten unseren Fuhrpark und kümmern sich um Vertragsunterlagen, TÜV-Termine, Abrechnungen und die Übergabe bei Fahrzeugwechsel – also um alles Organisatorische rund ums Auto.

• Sie legen Unterlagen strukturiert ab und übernehmen projektbezogene Aufgaben, bei denen Sie gebraucht werden.

• Sie denken mit und voraus: Ob Erinnerungen an Vertragslaufzeiten, vorbereitete To-do-Listen oder ein Post-it zum richtigen Zeitpunkt – das Team verlässt sich auf Ihren Blick fürs Ganze.

Wen wir uns wünschen würden

Wir suchen niemanden, der alles kann und keinen perfekten Lebenslauf, sondern jemanden, der sich im Umfeld von Ingenieurbüros auskennt und gerne mitdenkt.

• Sie sind gut im Organisieren, packen Dinge an und brauchen niemanden, der Ihnen ständig sagt, was als Nächstes zu tun ist.

• Buchhaltung ist für Sie kein Fremdwort und Sie haben bereits Erfahrung mit DATEV.

• Sie sind zuverlässig, sorgfältig und bringen ein freundliches, respektvolles Auftreten mit.

• Sie haben Lust, sich einzubringen, mitzugestalten und nicht nur Aufgaben abzuarbeiten, sondern Teil des Teams zu sein.

Was Sie bei uns erwartet

• Eine befristete Vollzeitstelle mit Perspektive zur Übernahme, wenn es für beide Seiten passt.

• Ein fester Platz in unserem neuen Büro in Karlsruhe.

• Ein Arbeitsalltag, der alles andere als eintönig ist, mit Aufgaben, die Sie fordern und weiterbringen.

• Hybrides Arbeiten und flexible Arbeitszeitmodelle, die sich an Ihren Alltag anpassen.

• Ein tierfreundliches Büro – Ihr Vierbeiner ist bei uns willkommen 🐾.

• Benefits, die wirklich Sinn machen und individuell auf Sie abgestimmt sind.

Klingt das nach Ihnen? Dann freuen wir uns auf eine Nachricht von Ihnen – gerne unkompliziert und persönlich. Der Papierkram kommt früh genug. ;)