Senior Payroll Specialist

Wer wir sind

Helsing ist ein Unternehmen für Verteidigungs-KI. Unsere Mission ist der Schutz unserer Demokratien. Wir streben technologische Führung an, damit offene Gesellschaften weiterhin souveräne Entscheidungen treffen und ihre ethischen Standards kontrollieren können.

Als Demokratien glauben wir, dass wir eine besondere Verantwortung haben, bei der Entwicklung und dem Einsatz leistungsstarker Technologien wie KI bedachtsam vorzugehen. Wir nehmen diese Verantwortung ernst.

Wir sind ein ehrgeiziges und engagiertes Team aus Ingenieuren, KI-Spezialisten und kundenorientierten Programmmanagern. Wir suchen missionsorientierte Menschen, die sich unseren europäischen Teams anschließen und ihre Fähigkeiten einsetzen, um die komplexesten und wirkungsvollsten Probleme zu lösen. Wir pflegen eine offene und transparente Kultur, die gesunde Debatten über den Einsatz von Technologie in der Verteidigung, deren Vorteile und ethische Implikationen begrüßt.

Die Rolle

Payroll bei Helsing ist keine reine Back-Office-Funktion – sie ist ein Fundament des Vertrauens. Als Senior Payroll Specialist verantworten Sie die Vorbereitung und Bereitstellung präziser, konformer Gehaltsabrechnungsdaten für unsere internationalen Einheiten, mit besonderem Fokus auf die DACH-Region. Bei Helsing erfolgt die Lohnabrechnung in Partnerschaft mit einem externen Steuerberater; Ihre Aufgabe ist es, sicherzustellen, dass alle Prozesse vor dieser Schnittstelle präzise, vollständig und pünktlich sind. In enger Zusammenarbeit mit dem Payroll Team Lead, HR und Finance stellen Sie sicher, dass unsere Payroll-Infrastruktur mit unserem Wachstum skaliert. Dies ist eine Rolle mit echtem Gestaltungsspielraum: Sie führen die gesetzliche Compliance, fungieren als primärer Eskalationspunkt für komplexe Payroll-Themen, treiben Prozessverbesserungen durch Automatisierung und HRIS-Integration voran und unterstützen die Entwicklung jüngerer Kollegen. Die Arbeit ist detailliert, folgenreich und liegt an der Schnittstelle von Personal, Finanzen und Betrieb.

Ihre Aufgaben

• Vorbereitung und Konsolidierung von Payroll-Daten über mehrere Einheiten und Regionen hinweg, um sicherzustellen, dass alle an unseren externen Steuerberater gelieferten Inputs korrekt, vollständig und pünktlich sind.
• Primärer Eskalationspunkt für komplexe Payroll-Anfragen, wobei Sie Probleme mit Sorgfalt, Präzision und klarer Kommunikation lösen.
• Zusammenarbeit mit externen Payroll-Anbietern, unserem Steuerberater und BPO-Dienstleistern, um die Datenintegrität zu wahren und Service-Level-Agreements einzuhalten.
• Aufrechterhaltung und Durchsetzung der Einhaltung lokaler gesetzlicher Verpflichtungen – einschließlich Lohnsteuer, Sozialversicherung und Arbeitsrecht – mit besonderer Tiefe für Deutschland und die DACH-Region.
• Leitung von Helsings Beitrag zu Monats-, Quartals- und Jahresabschlussprozessen in Zusammenarbeit mit Finance und Accounting bei Abstimmungen und Audit-Readiness.
• Identifizierung und Implementierung von Prozessverbesserungen, die den manuellen Aufwand reduzieren, die Genauigkeit erhöhen und die Payroll-Infrastruktur durch Automatisierung und HRIS-Integration stärken.
• Mentoring und Anleitung jüngerer Payroll-Spezialisten, wobei Sie zu einer Teamkultur beitragen, die von Strenge, Transparenz und kontinuierlicher Verbesserung geprägt ist.

Ihr Profil

• Sie haben vorbereitende Payroll-Abläufe über mehrere Einheiten und Jurisdiktionen hinweg aufgebaut und verwaltet, idealerweise in wachstumsstarken Organisationen, und haben Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Payroll-Prozessoren oder Steuerberatern.
• Sie verfügen über fundierte Kenntnisse in Payroll-Compliance, steuerlichen Verpflichtungen und gesetzlichen Anforderungen – mit besonderer Expertise in der deutschen und DACH-Regulierung.
• Sie haben nachweisliche Erfahrung in der Verwaltung von Beziehungen zu externen Payroll-Anbietern und können Dienstleister an vereinbarten Standards messen.
• Sie kommunizieren fließend in Deutsch und Englisch – in Wort und Schrift – und sind sicher im Umgang mit lokalen Behörden, internationalen Stakeholdern und Kollegen auf allen Ebenen.
• Sie betrachten Payroll mit einer System-Mentalität: Sie erkennen Ineffizienzen, verstehen deren Auswirkungen und ergreifen die Initiative, um sie zu beheben.
• Sie bringen die Präzision und Zuverlässigkeit mit, die dazu führt, dass Kollegen und Führungskräfte darauf vertrauen, dass die Gehaltsabrechnung einfach funktioniert.

Hinweis: Wir sind in einer Branche tätig, in der Frauen sowie andere Minderheitengruppen systematisch unterrepräsentiert sind. Wir ermutigen Sie, sich auch dann zu bewerben, wenn Sie nicht alle aufgeführten Qualifikationen erfüllen; Fähigkeiten und Wirkung lassen sich nicht in wenigen Aufzählungspunkten zusammenfassen.

Wünschenswert

• Praktische Erfahrung mit DATEV Personal Online und/oder HRIS-Plattformen wie HiBob.
• Ein Hintergrund in Finanzen, Rechnungswesen, Personalwesen oder einer verwandten Disziplin – sei es durch ein formales Studium oder gleichwertige praktische Erfahrung.
• Payroll- oder Steuerzertifizierungen, die eine kontinuierliche berufliche Weiterentwicklung in diesem Bereich belegen.

Was wir bieten

• Wettbewerbsfähiges Gehalt und VSOP-Optionen.
• Umzugsunterstützung: bis zu 2.500 € und 4 Wochen vorübergehende Unterkunft.
• Weiterbildung: 500 €/450 £ jährliches Budget.
• Gesundheit & Wellness: Fitnessstudio-Mitgliedschaft und mentale Gesundheitsunterstützung (Nilo.health).
• Soziales: Regelmäßige Firmenevents und monatliche Sozialzulagen.
• Erweiterter Elternurlaub: 22 Wochen voll bezahlt für primäre Betreuungspersonen & 6 Wochen für sekundäre Betreuungspersonen.
• Familienunterstützung: 5 Tage bezahlter Familiennotfallurlaub, 100 % Remote-Arbeitsoption während der Schwangerschaft und phasenweise Rückkehr an den Arbeitsplatz.

Helsing ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Wir verpflichten uns zur Chancengleichheit unabhängig von Rasse, Religion, sexueller Orientierung, Alter, Familienstand, Behinderung oder Geschlechtsidentität.