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Royal College of Physicians of Ireland (RCPI)

Events Coordinator

Eckdaten

Frederick House
Events Management

Arbeitsmodell

Hybrid
vor 2 Wochen
Stellenbeschreibung

Unternehmensbeschreibung

Das Royal College of Physicians of Ireland ist eine postgraduale medizinische Ausbildungseinrichtung, die sich dafür einsetzt, dass Ärzte über die Fähigkeiten verfügen, Patienten die bestmögliche Versorgung zu bieten. Gegründet im Jahr 1654, unterstützt das College Ärzte dabei, ihre Fähigkeiten, Kompetenzen und Professionalität während ihres gesamten Berufslebens zu erweitern.

Durch seine Fakultäten und Institute bietet das Royal College of Physicians of Ireland medizinische Ausbildungsprogramme, Prüfungen, Diplome und Bildungskurse an, um Ärzte mit den notwendigen Kenntnissen auszustatten, damit sie Patienten versorgen und sichere sowie effiziente Gesundheitssysteme betreiben können. Zudem bietet es eine Reihe von Bildungsdiplomen und Kursen für Lernende im breiteren Gesundheitssektor an.

Das Royal College of Physicians of Ireland (RCPI) sucht einen Events Coordinator, der unser Event-Team bei der Durchführung unserer beliebten Konferenzen und Webinare für Ärzte und andere Fachkräfte im Gesundheitswesen unterstützt. Dies ist eine spannende Gelegenheit, an der Durchführung einer Mischung aus Online-, Hybrid- und Präsenzveranstaltungen, einschließlich feierlicher Verleihungen, in unserem historischen Gebäude in der No 6 Kildare Street mitzuwirken. Der erfolgreiche Kandidat wird eng mit den Dekanen unserer Fakultäten und Institute sowie externen Stakeholdern zusammenarbeiten, um deren Veranstaltungen zu unterstützen und mit unseren bestehenden sowie neuen Event-Plattformen zu arbeiten. Dies ist eine unbefristete Stelle.

Stellenbeschreibung

Rolle: Events Coordinator

Berichtslinie: Events Manager

Vertragsart: Unbefristet

Gehalt: 35.000 €

Bewerbungsfrist: 26. Juli um 16:00 Uhr

Zusammenfassung der Aufgaben

Unter der Leitung des Events Managers ist der Events Coordinator für folgende Aufgaben verantwortlich (unter anderem):

  • Mitarbeit in einem geschäftigen Team zur Unterstützung der Entwicklung und Durchführung von Veranstaltungen, einschließlich Webinaren, Konferenzen und feierlichen Verleihungen.
  • Nutzung von Online-Systemen, einschließlich Cloud-basierter Plattformen wie Teams, Quercus und Cvent, um Bildungsangebote einzurichten und Buchungen über rcpi.ie zu verwalten.
  • Aufbau und Pflege effektiver Beziehungen zu wichtigen Stakeholdern, einschließlich Dekanen, Fakultätsmitgliedern, Klinikern, Referenten, Sponsoren und internen Teams, um eine klare Kommunikation und Abstimmung während des gesamten Veranstaltungszyklus zu gewährleisten.
  • Zusammenarbeit mit den Dekanen der Fakultäten und Institute sowie anderen Klinikern, um Zeitpläne, Teilnehmer und Referenten für zielgruppengerechte Veranstaltungen abzustimmen.
  • Vorbereitung der Räumlichkeiten in der No. 6 Kildare Street für Veranstaltungen und feierliche Verleihungen, sofern zutreffend.
  • Verwaltung von Veranstaltungsanmeldungen und Check-in-Prozessen.
  • Koordination von Drittanbietern (z. B. Catering, AV).
  • Unterstützung bei der Nachverfolgung und Verwaltung von Veranstaltungsbudgets.
  • Erstellung und Verteilung von Evaluierungsberichten nach den Veranstaltungen sowie Beitrag zur Quartalsberichterstattung.
  • Unterstützung der laufenden Evaluierung und kontinuierlichen Verbesserung von Veranstaltungen, einschließlich Kostenbetrachtungen.
  • Kommunikation mit Referenten und Unterstützung während Live-Veranstaltungen.
  • Überprüfung und Bearbeitung von Videoaufzeichnungen für virtuelle Veranstaltungen und feierliche Verleihungen.

Anforderungen

Der erfolgreiche Bewerber verfügt über Erfahrung in einer Rolle im Bereich Eventmanagement, Bildungskoordination oder einer ähnlichen Position, einschließlich:

  • 2–3 Jahre Erfahrung in der Arbeit in einem Team bei der Durchführung erfolgreicher Veranstaltungen.
  • Erfahrung in der Unterstützung der Koordination und Durchführung von Präsenz-, virtuellen und hybriden Veranstaltungen.
  • Erfahrung in der Zusammenarbeit mit mehreren Stakeholdern, einschließlich hochrangiger Fachkräfte, externer Lieferanten und interner Teams.
  • Erfahrung im Umgang mit Eventmanagementsystemen und digitalen Plattformen (z. B. Cvent, Teams oder ähnliche Tools).
  • Erfahrung in der Verwaltung von Veranstaltungslogistik wie Anmeldungen, Veranstaltungsort-Einrichtung, Lieferantenkoordination und Unterstützung vor Ort.
  • Erfahrung in der Unterstützung von Budgetverfolgung und administrativen Prozessen.
  • Erfahrung in der Erstellung von Berichten nach Veranstaltungen, Evaluierungen oder Datenzusammenfassungen.

Kompetenzen

  • Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten: Fähigkeit, klar und professionell mit einer Vielzahl von Stakeholdern zu kommunizieren.
  • Detailgenauigkeit: Hohes Maß an Genauigkeit bei der Verwaltung von Veranstaltungslogistik, Daten, Kommunikation und Dokumentation.
  • Stakeholder-Management: Fähigkeit, effektive Arbeitsbeziehungen aufzubauen und zu pflegen.
  • Eventkoordination und Organisation: Starke organisatorische Fähigkeiten zur Verwaltung mehrerer Veranstaltungen und konkurrierender Prioritäten in einem schnelllebigen Umfeld.
  • IT- und digitale Systeme: Sicherer Umgang mit Eventmanagement- und digitalen Plattformen.
  • Problemlösung und Eigeninitiative: Fähigkeit, Probleme schnell zu erkennen und praktische Lösungen umzusetzen.

Warum wir?

  • Urlaub: Wir bieten 21 Tage Jahresurlaub zuzüglich 3-4 College-Tage sowie Langzeiturlaub für alle Mitarbeiter. Wir unterstützen Mitarbeiter zudem bei Mutterschutz, Krankheit, Elternzeit und Erziehungsurlaub.
  • Wohlbefinden: Ein Mitarbeiterunterstützungsprogramm mit Spectrum Life steht allen Mitarbeitern zur Verfügung, ebenso wie eine jährliche Grippeimpfung.
  • Flexibles hybrides Arbeitsmodell: Das RCPI bietet ein flexibles 35-Stunden-Wochen-Hybridmodell für alle Mitarbeiter ab dem Startdatum, das Autonomie bei der Arbeit von zu Hause mit Zeit vor Ort kombiniert.
  • Rente: Eine beitragsorientierte Rentenregelung mit 1,5 % Arbeitnehmerbeitrag und RCPI-Beitrag ab dem Eintrittsdatum mit einer Erhöhung nach 18 Monaten.
  • Flexible Leistungen: Pro-rata 1.500 € jährliche flexible Leistungen nach erfolgreichem Abschluss der Probezeit.
  • Lebensversicherung: Das Vierfache Ihres Jahresgehalts.
  • Lernen & Entwicklung: Wir bieten CPD-Optionen, einschließlich Bildungsurlaub und Zugang zu unserem internen LMS-Trainingssystem.
  • Vielfalt und Inklusion: Das RCPI erkennt die Bedeutung von Gleichberechtigung, Vielfalt und Inklusion an und wurde kürzlich mit der Silber-Akkreditierung von Investors in Diversity ausgezeichnet.

Unterkünfte

Das Royal College of Physicians of Ireland ist ein inklusiver Arbeitgeber. Sie sind eingeladen, alle angemessenen Vorkehrungen offenzulegen, die Sie für die Bewerbung, das Vorstellungsgespräch oder die Arbeit beim RCPI benötigen. Bitte wenden Sie sich bei Fragen an Suzann Donnelly unter suzanndonnelly@rcpi.ie.